Obieg dokumentów z podpisem kwalifikowanym
Sytuacja pandemii COVID-19 spowodowała zmianę sposobu funkcjonowania przedsiębiorstw na całym świecie. Wzrosła liczba dokumentów w obiegu elektronicznym, w tym w szczególności tych, które wymagają oznaczenia wiążącym podpisem osoby reprezentującej dany podmiot.
Problem
Praca zdalna i/lub praca w kilku lokalizacjach wymusiła potrzebę włączenia do elektronicznego obiegu dokumentów możliwość podpisywania ich podpisem kwalifikowanym jednocześnie z ich akceptacją.
Rozwiązanie
Zaimplementowany został proces elektronicznego obiegu dokumentów, wzbogacony o możliwość składania podpisu kwalifikowanego z wykorzystaniem telefonu komórkowego jako tokena. Dodatkowo zaimplementowana została możliwość złożenia na dokumencie tzw. Pieczęci Elektronicznej. Użytkownik wprowadzając dokument do systemu definiuje m.in.:
- w ramach jakiej strategii akceptacji dokument powinien zostać obsłużony,
- czy w dokumentach powinna zostać osadzona wizualizacja podpisu elektronicznego (tzw. faksymile),
- czy dokument powinien zostać opatrzony tzw. Pieczęcią Elektroniczną,
- czy przed złożeniem podpisów kwalifikowanych metadane dokumentu (takie jak twórca, autor, temat, itd) powinny zostać zmienione i w razie konieczności je modyfikuje wymuszając przykładowo bo każdy dokument w polu „Twórca” miał zapisaną nazwę przedsiębiorstwa czy instytucji.
Korzyści
Podpis następuje w momencie akceptacji i nie ma drugiego obiegu dokumentu. Czynności te wykonuje się w jednym oknie. W istotny sposób zostaje skrócony czas wykonywania czynności, a w wielu przypadkach zdalne procesowanie spraw zostaje wręcz umożliwione.
Niepotrzebne jest posiadanie czytnika kart, a złożenie podpisu możliwe jest z dowolnego komputera w firmie lub na świecie, jeśli system workflow udostępniony jest poza sieć lokalną danej instytucji, a autoryzacja realizowana jest w oparciu o token elektroniczny w telefonie.
Czas obsługi i uzyskania akceptacji skrócił się z dni do pojedynczych godzin.